Melikgazi'de arşivler dijitale taşındı: 20 milyon belge elektronik ortamda korunacak
Melikgazi Belediyesi dijital arşiv sistemini hayata geçirdi:
Melikgazi Belediyesi, kurumsal hafızasını korumak ve belediye hizmetlerindeki işlem süreçlerini hızlandırmak amacıyla web tabanlı yeni dijital arşiv sistemini kullanıma sundu. Yeni sistem ile yaklaşık 20 milyon belge elektronik ortamda daha sağlıklı ve etkin bir şekilde saklanacak.
Dönüşümün hedefleri:
Belediye Başkanı Doç. Dr. Mustafa Palancıoğlu, arşiv yönetiminde önemli bir dijital dönüşüme imza attıklarını ve teknolojik altyapılarını güçlendirdiklerini vurguladı. Başkan Palancıoğlu, değişimin hedeflerini şu sözlerle özetledi:
"Teknolojik gelişmeleri yakından takip ediyor ve belediyemizde birçok dijital dönüşüme imza atıyoruz. Bu kapsamda ARGE Müdürlüğümüz belediye personelimize yeni geçmiş olduğumuz dijital arşiv sistemi hakkında bilgi verdi. Yeni sistemi tanıtarak nasıl kullanılması gerektiğini aktardı. Yeni dijital arşiv sistemi ile güvenli, düzenli ve kolay erişilebilir bir yapıya kavuşuyoruz. Bu sistem ile arşiv ile belge ve dosyalarımızın elektronik ortamda sınıflandırılması, güvenli biçimde saklanması, yetkili kullanıcılar tarafından hızlıca aranması ve ihtiyaç duyulduğunda kolaylıkla erişilebilmesi daha kolay olacak. Bu sistem sayesinde yalnızca belgeler dijital ortamda yönetilmeyecek, aynı zamanda belediyemizin kurumsal hafızası da korunarak geleceğe taşınacak. Yetkilendirilmiş personel, kurumsal güvenlik politikaları çerçevesinde sisteme internet tarayıcısı üzerinden erişebilecek. Böylece belirli bir bilgisayara veya çalışma noktasına bağlı kalmadan, ihtiyaç duyulan belgelere hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılabilecek. Arşivleme süreçlerinde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanırken müdürlükler arasındaki bilgi ve belge paylaşımı da daha hızlı ve koordineli hâle gelecek. Fiziksel belgelerin kaybolma ve yıpranma riski de azalacak"
Sistem özellikleri ve erişim:
Yeni dijital arşiv, belgelerin elektronik ortamda sınıflandırılmasını ve güvenli biçimde saklanmasını sağlayacak şekilde tasarlandı. Yetkilendirilmiş personel kurumsal güvenlik politikaları çerçevesinde sisteme internet tarayıcısı üzerinden erişebilecek; böylece belirli bir bilgisayara bağlı kalınmadan belgeler hızlı ve güvenli biçimde ulaşılabilir olacak. ARGE Müdürlüğü tarafından belediye personeline verilen bilgilendirmeyle kullanım süreçleri ve erişim kuralları personelle paylaşıldı.
Beklenen kazanımlar:
Uygulamayla arşivleme süreçlerinde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanması, müdürlükler arasındaki bilgi paylaşımının hızlanması ve fiziksel belgelerin kaybolma ile yıpranma riskinin azalması hedefleniyor. Bu sayede hem günlük hizmetler daha koordineli yürütülecek hem de belediyenin kurumsal hafızası korunarak geleceğe taşınacak.
Yeni dijital arşiv sistemi ile geçmişin belgelerini korurken geleceğin belediyecilik anlayışını da bugünden inşa ettiklerini dile getiren Başkan Palancıoğlu, güçlü teknolojik altyapı, güvenli veri yönetimi ve hızlı erişim imkânıyla belediye hizmetlerini daha etkin, verimli ve sürdürülebilir şekilde yürütmeyi hedeflediklerini ifade etti.
KURUMSAL HAFIZASINI KORUMAK VE BELEDİYE HİZMETLERİNDEKİ İŞLEM SÜREÇLERİNİ HIZLANDIRMAK AMACIYLA YENİ WEB TABANLI DİJİTAL ARŞİV SİSTEMİNİ HAYATA GEÇİREN MELİKGAZİ BELEDİYESİ, YENİ SİSTEM İLE YAKLAŞIK 20 MİLYON BELGESİNİ DAHA SAĞLIKLI VE ETKİN BİR ŞEKİLDE SAKLAYACAK.