BŞEÜ yapay zekâ destekli arşivle kurumsal hafızasını güvence altına alıyor

BŞEÜ dijital arşiv sistemiyle kurumsal hafızasını koruyor:

Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi (BŞEÜ), yapay zekâ destekli Dijital Arşiv Sistemi ile fotoğraf, video, ses kayıtları ve diğer arşiv materyallerini dijital ortamda saklayarak kurumun geçmişini erişilebilir hâle getiriyor. Sistem, rektörlüğün öncülüğünde Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü tarafından hayata geçirildi ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sağladığı sunucu altyapısı ile teknik destekle işletiliyor.

sistem özellikleri ve teknik altyapı:

Sistem, içeriklerin düzenli şekilde sınıflandırılmasına ve hızlı erişime odaklanıyor. Güvenli ve yedekli altyapıyla çalışması hedeflenen yapıda yapay zekâ destekli arama öne çıkıyor. Ayrıca sistemde yüz ve nesne tanıma yetenekleri ile ses ve video kayıtlarının metne dönüştürülmesi gibi otomasyonlar bulunuyor; bu sayede aranan verilere ulaşma süresi ve arama doğruluğu artıyor.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından sağlanan sunucu altyapısı, verilerin güvenli biçimde saklanmasını ve yedeklenmesini sağlıyor. Kurumsal içeriğin bir merkezde toplanması, farklı formatlardaki materyallerin tek bir platform üzerinden yönetilmesine olanak veriyor ve uzun vadeli koruma süreçlerine katkı sunuyor.

kurumsal süreçlere katkıları ve kullanımı:

Dijital Arşiv Sistemi, sadece belgelerin saklanmasını sağlamıyor; aynı zamanda akademik ve idari birimlerin yanı sıra akreditasyon ve kalite güvencesi çalışmalarını yürüten birimlere de destek veriyor. Arşivdeki belgelerin düzenli tutulması, kalite süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgilere daha hızlı ulaşmayı mümkün kılıyor ve belge yönetiminde etkinlik sağlıyor.

Sistem, arşivleme süreçlerinde zaman ve iş gücü tasarrufu yaratıyor. Farklı türdeki dijital materyallerin tek bir merkezde toplanması, kurum içi iş akışlarını sadeleştiriyor ve belgelere erişim için harcanan süreyi azalttığı gibi bakım ve uyumluluk gereksinimlerini de kolaylaştırıyor.

Prof. Dr. Zafer Asım Kaplancıklı uygulamanın önemine vurgu yaparak, "Dijital dönüşümü, üniversitemizin kurumsal gelişimini destekleyen ve geleceğe yönelik hedeflerimize ulaşmamızda önemli rol oynayan stratejik bir süreç olarak görüyoruz. Yapay zekâ teknolojilerinin sunduğu imkânlardan yararlanarak bilgiye erişimi kolaylaştırmayı, iş süreçlerimizi daha verimli hâle getirmeyi ve kurumsal hafızamızı güvenli bir şekilde geleceğe taşımayı önemsiyoruz. Dijital Arşiv Sistemimizin bilgi ve belge yönetiminin geliştirilmesine, kalite güvencesi çalışmalarının desteklenmesine ve kurumsal birikimimizin gelecek nesillere aktarılmasına katkı sağlayacağına inanıyoruz. Üniversitemizin dijital dönüşümünü kararlılıkla sürdürerek teknolojik gelişmeleri kurumsal süreçlerimize entegre etmeye ve sürdürülebilir çözümler geliştirmeye devam edeceğiz" dedi.

Sonuç olarak BŞEÜ'nün Dijital Arşiv Sistemi, kurumsal hafızayı koruma ve erişilebilir kılma hedefleri doğrultusunda hem teknik hem de idari boyutlarda kalıcı bir çözüm sunuyor. Sistem, belge yönetimini modernize ederek kurumun bilgi yatırımlarının uzun vadede korunmasına katkıda bulunuyor.

BŞEÜ DİJİTAL ARŞİV SİSTEMİYLE KURUMSAL GEÇMİŞİNİ GELECEĞE TAŞIYOR BŞEÜ REKTÖRÜ PROF. DR. ZAFER ASIM KAPLANCIKLI