Site yönetiminde Asya etkisi: telefon trafiğini üç günde bir saate indirdiler

Samsun'da yapay zekâ ile çağrı yönetimi

Samsun merkezli Rota Yapı Yönetim, site ve apartman yönetiminde iletişim sorunlarını azaltmak için yapay zekâ destekli bir asistan geliştirdi. "Asya" adı verilen sistem, site sakinlerinin telefonla ilettiği çağrı, talep ve şikâyetleri karşılarken aynı zamanda sesli ve yazılı kayıt tutuyor; yönetim ekibine önceliklendirilmiş şekilde sonuç iletiyor.

Asya'nın işleyişi:

Asya, gelen çağrıları otomatik olarak yanıtlıyor, sık sorulan sorulara cevap veriyor ve iletilen talepleri sistemde kayıt altına alıyor. Kayıtlar arka planda yönetim ekibine aciliyet durumuna göre düşüyor; böylece hem çağrılarda not atlama ihtimali azalıyor hem de geri dönüş süreçleri hızlanıyor. Rota Yapı Yönetim yetkilisi İlhami Efe, projenin amacını şöyle özetledi: "Yapay zekâ hayatımızın içerisine hızlı bir giriş yaptı ve hayatımızı kolaylaştırdı. Biz de bunu kendi sektörümüze entegre ederek insanlara daha hızlı ve kaliteli hizmet sunmak amacıyla bir çalışma başlattık."

Efe, sistemin sadece otomatik yanıt mekanizması olmadığını, insanla benzer bir konuşma üslubu sunduğunu vurguladı: "Burada yapay zekâ, bir robottan ziyade insan gibi bir konuşma üslubu sunuyor. Karşı taraftan gelen soruları alıyor, onlara cevap veriyor ve yardımcı olmaya çalışıyor. Robotlaşmanın ötesinde, insanlara insani bir üslupla hizmet sunuyor."

Elde edilen sonuçlar ve kapsam:

Uygulamanın en somut çıktısı, telefon trafiğinde sağlanan ciddi zaman tasarrufu oldu. Efe, "3 günde yaptığımız telefon görüşmelerini bir saate indirmiş durumdayız" diyerek elde edilen verimliliği özetledi. Bu sayede saha ekipleri binalara daha hızlı ve verimli müdahale edebiliyor; telefon görüşmelerinin yarattığı zaman kaybı minimize ediliyor.

Ayrıca Efe, sistemle "hiçbir çağrıyı kaybetmemiş oluyoruz" ifadesini kullanarak kayıt altına alınan görüşmelerin arşivlenmesi ve geri dönüş takibinin düzenli biçimde yapıldığını belirtti. Firmaya göre bütün çağrılar kayıt altında tutuluyor, gerektiğinde yazılı arşivler üzerinden kontrol sağlanıyor ve site sakinlerine dönüşler belgelendiriliyor.

Rota Yapı Yönetim şu an Samsun'da bu sistemi uygulayan tek firma olduğunu belirtiyor. Şirketin verdiği rakamlar şu şekilde: 100'ün üzerinde projeye, 4 binin üzerinde bağımsız bölüme hizmet veriliyor ve yaklaşık 10 bin kişiye ulaşılıyor. Şirket sektörde yaklaşık 12 yıldır faaliyet gösteriyor ve Samsun ile ilçelerinde hizmet sunuyor. Efe, hedeflerinin sektörde öncü olmak ve iletişim süreçlerini teknolojiyle güçlendirerek hizmet kalitesini artırmak olduğunu vurguladı.

Rota Yapı Yönetim örneği, site yönetimi sektöründe iletişim ve takip süreçlerinin dijital araçlarla nasıl dönüştürülebileceğine dair somut bir uygulama sunuyor. Yönetim ile sakinler arasındaki geri dönüş sürelerinin kısalması ve kayıt altında tutulan iletişimle şikâyet yönetiminin disipline edilmesi, benzer sistemlerin başka firmalar tarafından da değerlendirilmesini teşvik edebilir.

SAMSUN'DA SİTE VE APARTMAN YÖNETİMİ HİZMETİ VEREN BİR FİRMA, YAPAY ZEKÂ TEKNOLOJİSİNİ TELEFON TRAFİĞİNE ENTEGRE EDEREK SİTE SAKİNLERİNİN ÇAĞRI, TALEP VE ŞİKÂYETLERİNİ KAYIT ALTINA ALMAYA BAŞLADI.